I erhvervslivet er det resultater, der tæller, og ikke hvor hårdt eller hvor mange timer, der arbejdes. Nogle medarbejdere er altid på arbejde, og har altid travlt, og så er der andre, som bare konsekvent får mere lavet. Adskillige undersøgelser* af IT-programmører har påvist, at nogle programmører er op til 10 gange mere effektive end andre med samme uddannelse og erfaring. Der var ganske enkelt ingen sammenhæng mellem hvor meget tid den enkelte programmør brugte på sit arbejde, og det resultat, der blev opnået.

Sådan bliver du mere effektiv

Produktivitet og effektivitet påvirkes af mange faktorer, herunder det miljø, medarbejderen befinder sig i og motivation for arbejdet. Men der er også bevis for, at der er taktikker omkring personlig produktivitet, som i lige så høj grad  bidrager til effektiv produktivitet. Det gælder i høj grad om at arbejdere smartere og ikke hårdere.

Sæt farten ned og arbejd mere bevidst

For mange mennesker betyder det at arbejde hurtigere, at de forsøger at gøre flere ting på samme tid. Undersøgelser viser, at når vi multitasker, bruger vi kun halvdelen af vores tid på det, der ligger foran os. Ved konstant at skifte mellem opgaverne ødelægger vi vores effektivitet, og gevinsten ved at multitaske forsvinder. Derfor – sæt farten ned og fokusér.

Afsæt kortere tid til vigtige opgaver

Når du begrænser hvor meget tid du bruger på en vigtig opgave, skaber du en vigtighed omkring opgaven, som gør at du ikke er så tilbøjelig til at udsætte, og du vil derfor typisk bruge mere energi og fokus på opgaven. Resultatet skulle gerne være færre arbejdstimer totalt set, et bedre helbred, forbedret produktivitet og en bedre tilgang til opgaverne generelt.

Definer flere aktiviteter som ikke vigtige

Dine arbejdsopgaver er ikke lige vigtige. Men alligevel bliver mange af os fortsat distraheret af pludseligt opståede kriser eller en kollega, som beder om hjælp, i stedet for at fokusere på opgaver, som er mere vigtige for at opnå succes på arbejdspladsen. Klassificering af aktiviteter kræver en tydelig indsats, men i sidste ende lønner det sig ved bedre produktivitet.

Prioritering af de tre vigtigste resultater

Ved at forholde sig til tre aktiviteter, er det nemmere at huske hvad der skal fokuseres på, og det er derfor nemmere at styre tid, energi og opmærksomhed. Når du forsøger at lave og vedligeholde en lang liste af prioriteter sammenholdt med daglige distraktioner, resulterer det i mental træthed og lavere produktivitet på alle opgaverne.

Gå efter det uperfekte på vigtige aktiviteter

Virksomheden har sjældent råd til perfektion på opgaverne. Men alligevel bliver mange ved med at arbejde langt på den anden side af “godt nok”. De mest produktive følger Paretos regel, som siger, at 80% af resultaterne kommer fra 20% af indsatsen. Lad være med at være perfektionist.

Hold potentielle distraktioner på 20 sekunders afstand

Psykologen Shawn Achors 20 sekunders regel siger, at hvis vi fysisk befinder os mere end 20 sekunder væk fra slik, mobiltelefoner og kollegers spørgsmål, så vil vores fokus forblive på den opgave vi er igang med, og vores effektivitet derfor stige. Distraktioner er gift for produktivitet. Hold afstand fra dem.
Fjern uproduktiv udsættelse. Produktiv udsættelse er når man udfører en opgave med lavere prioritet for at have noget at lave mens man undgår det, som i virkeligheden skulle laves. Uproduktiv udsættelse er spild af tid og indsats, når du lader som om du har travlt ved at rydde op på dit skrivebord, tjekke emails, går på internettet eller holder en lang pause. Reducer udsættelse.

Læs mere om Shawn Achors teorier her.

Værdien af øget produktivitet

Værdien af øget produktivitet på en arbejdsplads er indlysende. Øget produktivitet reducerer omkostninger, øger konkurrenceevnen og forbedrer generelt set moral og arbejdsglæde. For virksomheder, som er afhængige af sine ansattes arbejdskraft kan høj produktivitet betyde forskellen mellem succes og fiasko.

* Sackman, Erikson og Grant 1968, Curtis 1981, Mills 1983, DeMarco og Lister 1985, Curtis et al. 1986, Card 1987, Boehm og Papaccio 1988, Valett og McGarry 1989, Boehm et al 2000.